Persónuverndarstefna
Í starfsemi Justum (SIF Lögmanna slf.) er lögð rík áhersla á gagna- og upplýsingavernd. Justum leitast við að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með í starfsemi þess. Hér að neðan má finna upplýsingar um hvaða persónuupplýsingum er safnað í starfsemi Justum, hvernig þeirra er aflað og af hvaða ástæðum, hvernig þær eru nýttar og hverjir fái aðgang að þeim. Jafnframt er farið yfir hvernig varðveisla og vinnsla persónuupplýsinga á vegum Justum samræmist lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 (persónuverndarlög) og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga (persónuverndarreglugerðin).
1. Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Undir þetta falla upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.
2. Ábyrgð og vinnsla persónuupplýsinga
Justum (SIF Lögmenn slf.) telst ábyrgðaraðili þegar ákvörðun er tekin á vegum Justum um hvernig vinna skuli með tilteknar persónuupplýsingar sem Justum hafa verið veittar á grundvelli starfsemi Justum. Þegar Justum er falin vinnsla persónuupplýsinga fyrir hönd annarra kann Justum að teljast vinnsluaðili persónuupplýsinganna á grundvelli vinnslusamnings við ábyrgðaraðila. Sé upplýsingum miðlað til þjónustuaðila (þriðja aðila) í starfsemi Justum fer slík miðlun og vinnsla fram á grundvelli vinnslusamnings og er Justum þá sjálft áfram ábyrgðaraðili.
3. Hvaða persónuupplýsingum er safnað og hvaðan koma þær?
Justum safnar nauðsynlegum persónuupplýsingum um viðskiptavini sína og tengiliði þeirra, meðal annars nöfnum, kennitölum, heimilisfangi eða dvalarstað, símanúmeri, netfangi, upplýsingum úr samskiptum, reikningsupplýsingum og, þegar nauðsynlegt er vegna starfseminnar, viðkvæmum persónuupplýsingum. Vegna greiðenda í innheimtustarfsemi kann Justum einnig að vinna með upplýsingar um lánshæfi. Að meginstefnu til er upplýsinga aflað beint frá viðskiptavini eða tengilið hans, en þær kunna einnig að koma frá stjórnvöldum, dómstólum, þjónustuveitendum, gagnaðilum, vefrænum gagnabönkum og heimasíðum.
4. Hver er tilgangurinn með söfnun og vinnslu upplýsinganna?
Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga á vegum Justum fer fyrst og fremst fram til að geta efnt með fullnægjandi hætti þjónustusamninga við viðskiptavini Justum og til að sinna öðrum skyldum sem af því leiða. Vinnsla kann einnig að fara fram á grundvelli lagaskyldu, svo sem vegna regluverks um peningaþvætti eða bókhaldsskyldu.
5. Hvernig og hversu lengi eru upplýsingar varðveittar?
Justum varðveitir persónuupplýsingar á öruggan hátt og í samræmi við gildandi lög og reglur. Gripið er til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að verja þær gegn glötun, óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun. Upplýsingar eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er. Upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Upplýsingar vegna eiginlegrar lögfræðiþjónustu kunna að vera varðveittar lengur þegar nauðsynlegt er til að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur.
6. Er upplýsingum miðlað til þriðja aðila?
Justum miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema með ótvíræðu samþykki hins skráða eða til að uppfylla skyldur samkvæmt samningi eða lögum. Upplýsingum kann einnig að vera miðlað til þjónustuaðila sem eru bundnir trúnaði. Justum miðlar ekki persónuupplýsingum til aðila utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt samkvæmt viðeigandi persónuverndarlöggjöf.
7. Hvaða réttindi hef ég?
Skráður aðili á eftir atvikum rétt á staðfestingu á vinnslu, aðgangi og í ákveðnum tilvikum afriti, upplýsingum um tilhögun vinnslu, áframsendingu til þriðja aðila í vissum kringumstæðum, leiðréttingu, eyðingu eða takmörkun vinnslu, andmælum við vinnslu og afturköllun samþykkis. Réttindin eru ekki fortakslaus. Vilji skráður aðili nýta réttindi sín eða fá frekari upplýsingar er bent á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Justum. Telji skráður aðili Justum ekki hafa virt réttindi sín getur viðkomandi sent erindi til Persónuverndar.
8. Persónuverndarfulltrúi
Justum hefur tilnefnt umsjónarmann til að hafa eftirlit með fylgni við þessa persónuverndarstefnu:
Dagný Sif Sigurbjörnsdóttir, lögmaður, dagny@justum.is.
Ef þú ert í vafa um hvernig þessi stefna varðar þig, vinsamlega hafðu samband við umsjónarmann persónuverndar fyrir frekari upplýsingar.
9. Endurskoðun og breytingar
Justum áskilur sér rétt til breytinga á persónuverndarstefnu þessari til að tryggja að stefnan uppfylli kröfur persónuverndarlaga og persónuverndarreglugerðarinnar. Allar breytingar taka gildi eftir birtingu uppfærðrar útgáfu á heimasíðu Justum.